De Schakels verwerkt persoonsgegevens in verband met de volgende doelen:

a. Het zo goed mogelijk invulling geven aan de zorg- en dienstverlening; 

b. Het ontwikkelen van beleid, het doen van wetenschappelijk onderzoek; 

c. Een verantwoorde bedrijfsvoering, waaronder het kunnen voldoen aan wettelijke taken of verplichtingen.

De volgende persoonsgegevens worden vastgelegd:

• Naam, adres, woonplaats cliënt

• Naam, adres, woonplaats verwanten / wettelijk vertegenwoordiger / JIM* / curator, mentor en/of bewindvoerder

• Identificerende persoonsgegevens (geboortedatum, BSN) 

• Verzekeringsgegevens

• Financiële gegevens

• Gegevens inzake adoptie

• Gegevens huisarts / tandarts / apotheek

• Gezondheids-/medische gegevens

• Justitiële documentatie / status / geschiedenis  

* JIM staat voor Jouw Ingebrachte Mentor

​

De volgende bijzondere persoonsgegevens worden na toestemming vastgelegd:

• Etniciteitsgegevens  

• Deze gegevens worden vastgelegd om het geven van kwalitatief goede zorg  mogelijk te maken (De Schakels streeft ernaar dat het personeelsbestand een  afspiegeling is van het cliëntenbestand).

• Gegevens over religie en levensovertuiging 

• Deze gegevens worden vastgelegd om het geven van kwalitatief goede zorg  mogelijk te maken. 

Cliëntgegevens worden bewaard in het cliëntdossier. Het cliëntdossier bestaat uit digitale onderdelen en papieren delen. De Schakels werkt met een elektronisch cliëntendossier, een digitale omgeving voor het individueel begeleidings-/behandelplan (www.Zilliz.nl). 

Op meerdere plaatsen worden gegevens van cliënten verwerkt. Het centrale dossier wordt op het Centraal Bureau (cliëntadministratie) beheerd en bewaard, waarvoor de directeur de eindverantwoordelijke is. Het dossier bestaat uit een papieren deel met aanmeldgegevens en een digitaal gedeelte waarin persoonsgegevens van de cliënt zijn verwerkt. 

Op de locaties waar de cliënt zorg of begeleiding ontvangt, wordt door de cliënt zelf een eigen map bijgehouden en beheerd. Dit dossier wordt beheerd door de cliënt zelf.
Hier zit bijvoorbeeld het begeleidingsplan, de algemene voorwaarden, privacyreglement, klachtenprocedure, huurcontract en overige verslagen of brieven van de cliënt.
Op aanvraag van de cliënt worden verslagen, brieven of andere documenten op het Centraal Bureau gedigitaliseerd en geplaatst in het digitaal dossier van Zilliz.

Voor het digitale cliëntdossier is De Schakels de verantwoordelijke in de zin van de Wet Bescherming Persoonsgegevens. 

De toegang tot het cliëntdossier is beperkt tot de hulpverleners die zorg of begeleiding aan de betreffende cliënten verlenen en de administratieve medewerkers die de gegevens verwerken.  De toegang tot dossiers wordt beschermd. Papieren dossiers worden bewaard in afgesloten kasten en zijn niet toegankelijk voor onbevoegden. Digitale gedeelten worden beschermd met wachtwoorden en zijn alleen toegankelijk voor bevoegden. 

Medische gegevens worden niet opgeslagen, maar door de cliënt zelf beheerd. 

De Schakels hanteert de bewaartermijnen die door de wetgever voor de verschillende soorten gegevens bepaald zijn:

• Gegevens die direct verband houden met de zorg en begeleiding: bewaartermijn 15 jaar.

• Financieel administratieve gegevens: bewaartermijn op grond van boekhoudplicht / financiële verslaglegging (over het algemeen geldt een termijn van 7 jaar).

• Overige gegevens: worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de zorg en begeleiding.

Gegevens ouder dan de aangegeven bewaartermijn worden uit het dossier verwijderd en vernietigd. Van deze regel kan afgeweken worden wanneer het langer bewaren van gegevens redelijkerwijs voortvloeit uit de zorg van een goede hulpverlener.

De cliënt heeft het recht kennis te nemen van gegevens die betrekking hebben op zijn persoon. Alle rapportage wordt verwerkt in Zilliz en elke cliënt heeft een eigen inlognaam met wachtwoord om het eigen dossier in te zien.

Een verzoek tot inzage van het papieren dossier kan door de cliënt, of zijn/haar wettelijk vertegenwoordiger, worden ingediend bij de directeur. Hierbij gelden de volgende voorwaarden en regels:

• De leidinggevende  dient binnen vier weken na aanvraag hiervoor een afspraak te maken met de cliënt.

• De leidinggevende legt indien nodig uit wat in het dossier is vastgelegd, met welk doel en al wat nog meer om uitleg of toelichting vraagt. 

• Op verzoek kan een cliënt een afschrift van zijn/haar dossier ontvangen. 

• De leidinggevende  zorgt ervoor dat eventuele gegevens over derden worden afgeschermd, tenzij aannemelijk kan worden gemaakt dat deze derde geen bezwaar heeft tegen inzage door betrokkene.

Een cliënt heeft het recht om te reageren op een rapportage of om aanvullingen te verwerken in het eigen dossier. Middels de persoonlijke inlog kan de cliënt dit ten allen tijde zelf doen.

Tevens heeft de cliënt het recht een verzoek te doen om correcties (verwijdering of vernietiging) door te laten voeren op zijn/haar dossier. De cliënt dient daartoe een schriftelijk en gemotiveerd verzoek in bij de leidinggevende. In het verzoek is omschreven welke correcties de cliënt wenst. 

De leidinggevende  bericht de cliënt binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk in welke mate de correcties worden overgenomen. Een weigering wordt met redenen toegelicht. De leidinggevende  zorgt ervoor dat een correctie wordt uitgevoerd en de betreffende cliënt hierover binnen vier weken wordt geïnformeerd.

Iedere medewerker van De Schakels die de beschikking heeft over cliëntgegevens is verplicht tot geheimhouding daarvan. Uitzondering hierop vormt een wettelijk voorschrift dat bekendmaking verplicht of wanneer de uitvoering van de Wet Bescherming Persoonsgegevens tot bekendmaking verplicht.

Voor klachten over naleving van dit reglement kunt u terecht bij de klachtenfunctionaris van De Schakels. U kunt zich ook direct wenden tot de onafhankelijke klachtencommissie:

Gelderse Zorginstellingen, GKC

Postbus 6

6860 AA Oosterbeek

Wanneer u niet tevreden bent over de klachtafhandeling kunt u zich wenden tot het College Bescherming Persoonsgegevens met het verzoek te bemiddelen of te adviseren in een geschil met De Schakels.

Voor vragen over deze privacyverklaring of over hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens, kun je contact met ons opnemen via:

JIT van De Schakels
Arnhemseweg 6B, 6711 AA Ede
E-mail: jit@deschakels.nl
Telefoon: 06-42733588

AGB: 98102292

KVK: 88587339

Door gebruik te maken van onze website en diensten, ga je akkoord met de verwerking van jouw persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.